MEDAN, METRODAILY – Sebanyak 3.516.539 arsip ASN dari 39 instansi terdampak bencana di Indonesia telah berhasil diselamatkan hingga 25 September 2026.
Badan Kepegawaian Negara (BKN) kini mempercepat rekonstruksi dan rehabilitasi arsip kepegawaian, termasuk dokumen ASN yang terdampak banjir bandang dan longsor di Sumatera.
Di Sumatera Utara, pendataan BKN mencatat 7.879 PNS pada 12 instansi terdampak bencana. Angka itu menjadi bagian dari pemulihan arsip kepegawaian bersama 54.768 PNS pada 18 instansi di Sumatera Barat dan 59.231 PNS pada 11 instansi di Aceh.
Baca Juga: Data Blankspot Sumut Dimutakhirkan, Kominfo Soroti Wilayah yang Salah Petakan
Penjabat Sekretaris Daerah Provinsi (Sekdaprov) Sumut Timur Tumanggor mengatakan pemulihan arsip bukan sekadar menyelamatkan dokumen, tetapi memastikan hak dan administrasi kepegawaian ASN tetap berjalan setelah bencana.
“Data dan dokumen kepegawaian diperlukan dalam berbagai proses manajemen ASN, mulai dari pengangkatan, kepangkatan, jabatan, pengembangan karier, pemenuhan hak kepegawaian, hingga proses purnabakti dan pemberian hak pensiun. Oleh karena itu, ketika arsip ASN terdampak bencana, maka proses rekonstruksi dan rehabilitasi arsip menjadi suatu kebutuhan yang sangat penting dan strategis,” ujar Timur.
Hal itu disampaikan Timur pada kegiatan Penyelenggaraan Rekonstruksi dan Rehabilitasi Arsip ASN Terdampak Bencana di Wilayah Kantor Regional VII BKN Medan sekaligus penyerahan bantuan Dewan Pengurus Nasional KORPRI di Aula Raja Inal Siregar, Kantor Gubernur Sumut, Medan, Selasa (29/9/2026).
Baca Juga: Revitalisasi SMP di Asahan Disorot, Muncul Dugaan Potongan Dana 12 Persen
Timur meminta pengelola kepegawaian memperkuat pengamanan, pemutakhiran, pencadangan, dan integrasi data ASN. Langkah tersebut harus tetap memperhatikan keamanan informasi dan ketentuan kearsipan.
Menurut dia, data ASN merupakan bagian penting dalam penyelenggaraan pemerintahan sehingga harus tersedia, akurat, aman, dan dapat dipertanggungjawabkan meski terjadi bencana.
Direktur Arsip Kepegawaian ASN BKN Ruri Citra Diani mengatakan, jumlah arsip yang berhasil diselamatkan secara nasional hingga 25 September 2026 mencapai 3.516.539 arsip dari 39 instansi terdampak.
Baca Juga: Asap Terdeteksi di 10 Wilayah Sumut, 9 Hotspot Muncul di Tiga Kabupaten
Jumlah itu meningkat tajam dibandingkan capaian 1 Desember 2025 yang tercatat sebanyak 1.142.925 arsip ASN.
“Capaian tersebut juga menunjukkan bahwa kesadaran ASN untuk menyimpan, men-digitalisasi arsip, juga sebagai bentuk transformasi digital manajemen ASN semakin meningkat,” kata Ruri.
Pemulihan arsip dilakukan seiring dengan upaya BKN mendorong digitalisasi dokumen kepegawaian. Deputi Bidang Sistem Informasi dan Digitalisasi Manajemen ASN BKN RI Jumiati mengatakan, pengelolaan arsip digital diperlukan untuk membangun layanan manajemen ASN yang lebih mudah, cepat, dan terintegrasi.
Baca Juga: KUA Kualuh Selatan Bekali Calon Pengantin Hadapi Kehidupan Rumah Tangga
Kebijakan itu mengacu pada Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 tentang Perlindungan dan Pemanfaatan Arsip ASN melalui Lemari Digital Document Management System (LeDi-DMS).
LeDi-DMS digunakan untuk mengelola arsip ASN secara terintegrasi. Dokumen yang dikelola tidak hanya berupa arsip yang sejak awal berbentuk digital (born digital), tetapi juga dokumen fisik yang telah dialihmediakan ke bentuk digital.
“Dengan pemanfaatan LeDi-DMS, kita ingin memastikan bahwa arsip ASN tidak hanya tersimpan secara digital, tetapi juga terlindungi, valid, mudah diakses, dan dapat dimanfaatkan,” ujar Jumiati.
Menurut dia, digitalisasi arsip menjadi salah satu fondasi pengelolaan manajemen ASN berbasis data, sekaligus mengurangi risiko kehilangan dokumen ketika bencana kembali terjadi. (H21/DIS)
Editor : Editor Satu